借貸記賬法是一種復式記賬法,以“借”和“貸”兩個字為符號,記錄會計要素的變化。借貸法主要有以下幾點:
在借貸法下,由于“借”和“貸”的象征,人們習慣把賬戶的左邊稱為借方,右邊稱為貸方。“借”和“貸”是一對代表方向的符號,在不同的賬戶中有不同的含義。
經濟業務發生時,如何利用借貸法將每一筆經濟業務記入兩個或兩個以上相互關聯的賬戶,需要遵循一定的規則:一方面,經濟業務的發生記為相關賬戶的借方,另一方面,必須記為相關賬戶的貸方,記為借方的金額必須與貸方的金額相等。為此,《借貸法》的規則可以概括為“有借必有貸,借貸必對等。”《借貸法》的這條規則適用于每一項經濟業務。
當根據《借貸法》的規則登記每一項經濟業務時,相關賬戶之間存在相互關系。反映經濟業務相互聯系的這種相關賬戶之間的依賴關系,稱為賬戶的對應關系;有對應關系的科目稱為對應科目。通過科目的對應關系,可以了解經濟業務及其內在聯系;同時也可以發現對經濟業務的處理以及經濟業務本身是否合理合法。
為保證科目對應關系的正確性,每筆經濟業務記入相關科目之前,應根據經濟業務確定所涉及的對應科目名稱、借貸方向和金額、會計分錄。
會計分錄是表明經濟業務賬戶名稱、借貸方向和金額的記錄,簡稱分錄。會計分錄按其反映的經濟業務的復雜程度,即所涉及的對應賬戶的數量,分為簡單會計分錄和復合會計分錄。簡單會計分錄是指一個賬戶的借方對應另一個賬戶的貸方的會計分錄,即“借一貸一”的分錄。復合會計分錄是指一個賬戶的借方對應幾個賬戶的貸方的會計分錄,包括“一借多貸”和“一借多貸”的會計分錄。
編制會計分錄時,應注意以下幾點:
(1)每筆分錄應簡要說明經濟業務。
(2)在進行會計分錄時,“借”和“貸”要分支,應借的科目在上面,應貸的科目在下面,縮進一兩個空格。
(3)賬戶名稱要寫完整,金額數字要寫工整準確,上一筆分錄的借方金額和貸方金額要分別對齊。
試算平衡是根據“資產=負債所有者權益”的平衡關系和規則的要求,通過匯總計算和比較,檢查賬戶記錄的正確性和完整性。
經濟業務發生后,根據借貸法的規定,借貸的金額必須相等。不僅每個會計分錄的借貸金額相等,而且當某一會計期間(年、季、月)的經濟業務的所有會計分錄都記入相關賬戶時,所有賬戶的借貸總額必須相等。以此類推,所有賬戶的借方余額和貸方余額必須相等。采用借貸記賬法,需要按照“借貸必須相等”的規則進行試算平衡,檢查每一筆經濟業務和會計分錄是否正確,所有賬戶的本期發生額是否正確,所以有會計分錄試算平衡公式和金額試算平衡公式。
通過前面對賬戶結構的解釋,我們可以得出結論:凡是有借方余額的賬戶都是資產賬戶,凡是有貸方余額的賬戶都是負債或所有者權益賬戶。由于“資產=負債所有者權益”的恒等式,該賬戶借方余額合計等于貸方余額合計。
試著通過借貸的方法來平衡,并試著按照下面的方法來平衡
所有賬戶的借方余額合計=所有賬戶的貸方余額合計
通過試算平衡來檢查賬簿記錄是否平衡并不是絕對的。如果貸款是不平衡的,你可以確定賬戶記錄或計算在那里。但是,如果借貸之間有平衡,也不一定沒有,因為有些并不影響借貸雙方的平衡。如果某項經濟業務在相關賬戶中被重復記錄或遺漏,或者借款方向發生逆轉,通過試算平衡無法發現。