使審計報告更具影響力的六個建議

[指南]：如果您問內部審計師寫審計報告的原因，有人可能會說這是為了傳達審計業務的目標，范圍和結果。其他人可能會說這是為了描述審核結果并提出改進建議。我認為編寫內部審計報告的最終目標是……

使審計報告更具影響力的六個建議

如果您問內部審計師為什么要撰寫審計報告，則有人可能會說這是為了傳達審計業務的目標，范圍和結果；其他人可能會說這是為了描述審核結果并提出改進建議。我認為編寫內部審計報告的最終目的不是描述我們的發現或提出改進建議，而是說服讀者采取行動。

有必要影響讀者采取行動。但是，并非所有內部審計員都知道，不同的寫作風格會對糾正措施的實施甚至及時實施產生重大影響。讀者可以輕松訪問該報告的內容，但是促使讀者采取行動的因素是寫作風格。例如，當年美國陸軍使用兩種不同版本的商業電子郵件進行了一項測試，要求收件人執行相同的任務。結果表明，那些收到精心撰寫且具有高度傳染性的電子郵件的收件人在同一天完成任務的可能性是對照組的兩倍。

在作為內部審計師的職業生涯中，我編寫或編輯了數百份內部審計報告，其中一些報告很好，而另一些則可能需要新一輪的編輯。以下建議可以幫助每個人有效地提高審計報告的影響力-它們不僅會改變報告讀者的看法，而且還會發出呼吁采取行動以實現其目標。

01

使報告更簡短

如果您閱讀了司法部總檢察長（IG）關于聯邦官員如何處理希拉里·克林頓在國務卿任職期間使用私人電子郵件服務器的調查報告，您會發現這是與一般內部審核不符。該報告是非常不同的。它超過25萬個單詞，建議部分直到大約500頁才開始。

我既沒有評論本報告的發現，也沒有討論與這一事件有關的政治。作為前檢察官，我很高興在司法調查中有必要提供詳細信息。審查范圍艱巨，問題復雜，業務的每個領域都充滿爭議。但是，我們必須尊重讀者的需求。適用于大規模IG調查的風格可能不適合內部審計部門。我花了一整夜的時間嘗試（但失敗了）閱讀IG報告。它使我想起了偉大的溫斯頓·丘吉爾（Winston Churchill）的著名話：“這份報告很長，可以使自己免于被閱讀的危險。”

內部審計師可以學習的經驗：（1)內部審計報告只有在滿足利益相關者的需求時才最有說服力；（2)如果我們向讀者提供過多的信息，報告的影響變得更小。如果無法直接解釋問題，則報告中的每個單詞，每個想法，甚至整個句子，都應考慮將其刪除。

02

使報告更簡單

最好的內部審計報告是使用更簡單的詞來表達更復雜的觀點，而不是使用更復雜的詞來表達更簡單的觀點。當我們使用清晰，直接和熟悉的語言時，我們的文章最有說服力。這并不意味著使我們的報告“膚淺”。普通語言意味著與法律術語相反的清晰有效的交流。正如我在以前的博客文章“內部審計報告中不應說的十件事”中提到的那樣。如果這十件事對您來說令人印象深刻，則意味著您的報告可能需要重寫。

令人信服的證據表明，易于理解的語言更容易在較短的時間內閱讀，理解和遵循。 1989年，美國海軍對軍官進行了一次調查。他們閱讀的商務備忘錄要么簡潔明了，要么官僚主義。結果顯示，官員們看到了這個簡單易懂的備忘錄：

顯然有較高的了解。

閱讀時間減少了17％至23％。

無需再次閱讀備忘錄。

許多內部審計師使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid水平測試等工具來確定其報告是否可讀。這些測試可在線免費獲得。如果您使用Microsoft Word編寫報告，還可以選擇在檢查拼寫和語法后顯示有關您的閱讀水平的信息。

經驗教訓內部審計師可以學習：在市場營銷材料中，很少看到官僚語言或法律術語，這是有原因的：樸素的語言可以更好地銷售思想。即使您的所有利益相關者都有閱讀和理解博士學位論文的能力，這也不意味著他們想閱讀此類文章。如果您的文章既不夸張，不必要地復雜，也不充滿技術詞匯，那么您的文章就更有說服力。

學不同的會計課程，詳情會有所差異，為了精準快速的解決您的問題，建議您向老師說明詳細情況，1對1解決您的實際問題。